Bagaimana memasarkan scrum dan agile di Indonesia?



By
Hugo Messer
15 November 16
0
comment

Bagaimana memasarkan scrum dan agile di Indonesia?

Satu pertanyaan yang selalu muncul selama pelatihan-pelatihan dan lokakarya-lokakarya saya adalah ‘bagaimana memasarkan agile dan scrum? Sekarang ada 2 versi dari pertanyaan ini: A. Bagaimana mengusulkan scrum ke pemimpin Anda? Dan B. Bagaimana memasarkan scrum kepada pelanggan-pelanggan (mereka yang tidak mudah berubah pola pikir)

Saya akan masuk ke bagian A dalam artikel ini

Dampak Budaya Pada Penerapan Agile

Saya sudah pindah ke Bali sejak beberapa bulan yang lalu, maka saya ingin masuk ke dalam pertanyaan dengan satu tambahan komponen: budaya. Budaya adalah salah satu topik favorit saya karena saya mempunyai banyak tantangan-tantangan untuk membuat pelanggan-pelanggan orang Eropa dapat bekerja dengan tim-tim orang India saya. Jika Anda google pertanyaannya, Anda akan mendapati banyak artikel, umumnya ditulis oleh orang-orang barat berdasarkan pada budaya mereka. Saya selalu yakin bahwa budaya adalah pengaruh terbesar dalam kesuksesan dari agile. Dalam rangka memutuskan pendekatan yang tepat untuk ‘sell agile dan scrum’, kita harus mengerti latar belakang dari ‘sistem’ Anda.

Saya menemukan grafik yang menarik pada sebuah ciutan dari Alistari Cockburn.

graph

Ada kemungkinan ini tidak disahkan secara ilmiah, tetapi saya menyenanginya. Saya selalu berpendapat bahwa kunci kesuksesan mengadopsi agile adalah tambahan ke tingkatan (kekuatan jarak) dalam suatu Negara (atau perusahaan, atau tim). Semakin banyak orang dalam tingkatan, semakin cenderung mereka menunggu ‘perintah’ dari ‘atasan’. Jika di atasnya tidak mau bertentangan dengan pimpinan, maka mereka akan sulit berbagi ide-idenya.

Untuk menunjukan dalam bilangan, lihat pada table di bawah (indeks 1-120). Untuk lebih mengerti model dari Hostede termasuk dalam indeks di bawah, Anda dapat membaca halaman Wikipedia ini.

PDI = Power Distance Index (Indeks kekuatan jarak)
IDV = Individuality (Individualitas)
MAS = Masculinity (Kejantanan)
UAI = Uncertainty Avoidance (Penghindaran ketidakpastian)
LTO = Long Term Orientation (Orientasi jangka panjang)

Country PDI IDV MAS UAI LTO

Malaysia 104 26 50 36
Guatemala 95 6 37 101
Panama 95 11 44 86
Philippines 94 32 64 44 19
Mexico 81 30 69 82
Venezuela 81 12 73 76
China 80 20 66 40 118
Egypt 80 38 52 68
Iraq 80 38 52 68
Kuwait 80 38 52 68
Lebanon 80 38 52 68
Libya 80 38 52 68
Saudi Arabia 80 38 52 68
United Arab Emirates 80 38 52 68
Ecuador 78 8 63 67
Indonesia 78 14 46 48
Ghana 77 20 46 54 16
India 77 48 56 40 61
Nigeria 77 20 46 54 16
Sierra Leone 77 20 46 54 16
Singapore 74 20 48 8 48
Brazil 69 38 49 76 65
France 68 71 43 86
Hong Kong 68 25 57 29 96
Poland 68 60 64 93
Colombia 67 13 64 80
El Salvador 66 19 40 94
Turkey 66 37 45 85
Belgium 65 75 54 94
Ethiopia 64 27 41 52 25
Kenya 64 27 41 52 25
Peru 64 16 42 87
Tanzania 64 27 41 52 25
Thailand 64 20 34 64 56
Zambia 64 27 41 52 25
Chile 63 23 28 86
Portugal 63 27 31 104
Uruguay 61 36 38 100
Greece 60 35 57 112
South Korea 60 18 39 85 75
Iran 58 41 43 59
Taiwan 58 17 45 69 87
Czech Republic 57 58 57 74
Spain 57 51 42 86
Pakistan 55 14 50 70
Japan 54 46 95 92 80
Italy 50 76 70 75
Argentina 49 46 56 86
South Africa 49 65 63 49
Hungary 46 55 88 82
Jamaica 45 39 68 13
United States 40 91 62 46 29
Netherlands 38 80 14 53 44
Australia 36 90 61 51 31
Costa Rica 35 15 21 86
Germany 35 67 66 65 31
United Kingdom 35 89 66 35 25
Switzerland 34 68 70 58
Finland 33 63 26 59
Norway 31 69 8 50 20
Sweden 31 71 5 29 33
Ireland 28 70 68 35
New Zealand 22 79 58 49 30
Denmark 18 74 16 23
Israel 13 54 47 81
Austria 11 55 79 70

Sebagai contoh, mari bandingkan Belanda dengan Indonesia. Belanda skor 38 dalam power distance, Indonesia 78. Ini menyebabkan siklus adopsi agile lebih lama, karena kita perlu merubah perilaku (kalau bisa).

Budaya Perusahaan

Pandangan kedua yang dapat kita lihat adalah melalui budaya perusahan. Hal ini dipengaruhi oleh budaya Negara, tetapi jelas dapat juga berbeda. Saya menemukan artike ini dibuat oleh Paul Ellarby dari SolutionsIQ sangat berguna dalam konteks ini. Lihat gambar di bawah, berdasarkan model yang dibuat oleh William Schneider:

Organizational Model Based on Orientations

Anda dapat menggunakan model ini untuk memasukan perusahan adan dalam salah satu dari kuadran-kuadran. Kemudian Anda akan bertanya-tanya: bagaimana ini dapat membantu atau menghalangi saya mengusulkan agile kepada pimpinan tim saya.

Jelaskan Pada Saya Bagaimana Memasarkan Agile

Pada ilustrasi di atas terdapat jalan yang tepat dalam mengusulkan agile ke pimpinan tim. Setiap situasi adalah berbeda dan sesuatu berubah. Untungnya, jika and telah memiliki agile, Anda dapat memahaminya. Jadi, jika Anda menjadi penanggugjawabnya Anda akan masuk pada praktek-praktek yang berbeda dan percobaan, adaptasi dan melanjutkannya.

A.  ANDA harus melakukannya!

Berikut adalah hal yang paling penting: ANDA harus melakukannya. Saya telah menjalankan banyak pelatihan-pelatihan dan lokakarya. Semakin besar yang didapatkan oleh sebuah perusahan semakin saya dengar hal ini: ‘Ya, ini adalah ide-ide yang bagus tetapi terlalu sulit untuk diterapkan diperusahan besar kami’ atau ‘jika saya menyampaikan ide-ide ini, pimpinan hanya akan membiarkannya’ atau ‘kebijakan kami kebanyakan berdasarkan pada pekerjaan proyek dengan proses-proses tertulis yang harus kami penuhi.

B. Pelatihan dua hari adalah

Para penemu scrum: Jeff Sutherland and Ken Schwaber, keduanya mendisain program sertifikasi. Dalam program-program keduanya, pelatihan ‘pemula’ adalah ‘sertifikasi scrum master’. Mereka berpikir pada secara ekstensif dan sampai pada kesimpulan bahwa scrum master sebagai ‘pemberita. Gambar di bawah dari Roman Pichler menunjukan bagaimana cara kerja pemberitaan:

Meskipun terasa komersial dalam keseluruhan program sertifikasi, saya mempunyai pengalaman berikut ini. Saya mendengar tentang scrum dalam 7-8 tahun lalu. Saya pikir ‘mulai lagi, sensasi baru’ (saya bukanlah orang yang cepat menerima). Kemudian saya tetap mendengar mengenai scrum dan memutuskan untuk membaca beberapa buku tentang itu, yang memicu keingintahuan saya dan saya putuskan untuk mengambil suatu pelatihan CSM. Pelatihan dua hari menjadi titik balik saya. Setelah itu, saya yakin sepenuhnya bahwa pengembangan perusahaan saya membutuhkan scrum untuk melayani pelanggan dengan lebih baik.

india-crash-course


Sekarang Beberapa Praktek Yang Dapat Membantu

Dikarenakan saya menyukai ide-ide praktis, saya hanya menampilkan beberapa yang saya pelajari atau curi dari yang lain. Anda bisa mencari cara menyatu dengan mereka. Dan ingat, ini adalah proses perubahan yang membutuhkan waktu, kesabaran dan penerapan. (saya menyukai artikel pendek ini dari Jeff Sutherland tentang tantangan pemasaran)

1. Buktikan Itu Berhasil

Kebanyakan pemimpin tidak memperdulikan metode atau proses, mereka perduli dengan hasil (lebih untung, pelanggan lebih senang). Anda dating ke mereka dan katakan ‘saya menemukan cara bagus dari membangun perangkat lunak yang lebih baik: scrum, bisakah kita menerapkannya?’. Sekarang pimpinan mungkin akan mengatakan ‘oh wow, itu bagus. Ngomong-ngomong, apakah Anda sudah selesai dengan fungsi yang kita bahas kemarin, karena ada pelanggan yang menelepon hal itu setiap jam.

Untuk menunjukkan sebuah kasus yang nyata dari strategi ini, saya melakukan wawancara singkat dengan Mardi Vester, bekertja pada sebuah startup di Bali:

 

1. Bagaimana Anda memutuskan kalau scrum bagus untuk perusahaan Anda?

Saya menyadari bahwa metode Scrum bagus untuk diterapkan, karena proyeknya akan dipecah ke dalam bagian-bagian yang kecil dan batas waktunya terbagi dalam sprints (10 hari kerja). Komponen-komponen seperti backlog, story board dan retrospektif membuat tim memahami target dan kendala yang kemungkinan dihadapi, sehingga setiap orang dapat membagi ide-ide solusinya. Saya kira setiap perusahaan atau tim yang mempunyai produk (target) diuntungkan dari penerapan Scrum. Saya dengar dari teman saya kalau dia juga menerapkannya dalam keluarganya dengan anak-anaknya.

2. Apa hal pertama yang Anda lakukan untuk memulai dan bagaimana perubahannya?

Begini, saya belajar Scrum di perusahaan yang sebelumnya. Ketika saya bergabung dengan perusahaan yang sekarang, Scrum bukanlah sesuatu yang baru bagi mereka. Mereka telah menerapkannya dalam beberapa bulan dan berhenti. Saya tidak mendapat informasi yang jelas mengapa mereka menghentikannya, tetapi saya melihat pimpinan tidab begitu tahu mengenai apa tujuannya menerapkan Scrum dan bagaimana perusahaan diuntungkan dengan itu. Beberapa hari setelah bergabung, saya mengatakan pada senior saya dan dia sebenarnya menyukai Scrum. Dia sangat tidak senang ketika pimpinan datang dengan pertanyaan “kapan fitur ini siap untuk terapkan?”. Dan dia tidak senang berdebat dengan mereka tentang mengapa dibutuhkan waktu yang begitu lama dan sebagainya.

Jadi sebelum saya ke management, saya mencoba membuat tim Dev mengerti apa itu scrum dan apa yang ingin kita capai dengan itu.
Berikut ini daftar dari hal-hal yang kami mulai:
– Kami berharap untuk memberikan fitur yang bekerja dalam 10 hari kerja (1 sprint). Kami memperkirakan kapasitas tim-tim menggunakan story points. Komitment untuk sprint pertama adalah 65 poin kalau tidak salah.
– QA dan Pengembang-pengembang memutuskan berapa fitur yang akan mereka kerjakan dalam 10 hari dengan voting nilainya setiap tiket.
– Pada akhir waktu dari Sprint ini kami memiliki peninjauan dan evaluasi sprint kami. Sehingga kami membagi papan menjadi 5 bagian: melanjutkan, memulai, berhenti, lebih dan kurang dari. Hal ini ini disebut peninjauan starfish.
Kemudian kami tetap mengulangi hal ini. Biasanya setiap 2 sprints kami memberikan versi baru dari produk kami.

3. Apakah Anda mencoba ‘mengusulkan scrum’ kepada pimpinan dan jika ya, apa yang terjadi ketika itu?

Ya ^_^
Suatu hari ketika kami (CTO, PO, Dev Lead, 2 front-end Dev dan saya sendiri) berdiskusi tentang fitur yang diperlukan untuk implementasi. Setelah semua rincian dari fitur diterangkan, CTO saya bertanya: ‘kapan fitur ini akan siap?’. Semua orang menjadi tenang dan Dev Lead saya mencoba mengestimasi waktunya. Kemudian saya bertanya ‘mengapa kita tidak menerapkan scrum?’. Jadi kami membuat per sprint (10 hari kerja) dengan semua fitur dipecah ke dalam bagian-bagian kecil. Kami tidak menyampaikan ke CTO ‘kapan produknya siap’ tetapi kami semua dapat melihat kemajuan dari fitur tiap sprint.

Untuk sampai ke sana kami sudah banyak berdebat dan CTO saya sangat kecewa pada waktu itu, namun demikian saya gembira bahkan dengan kejadian tersebut, karena beliau memberikan kesempatan pada kami untuk menerapkannya, dengan beberapa pertaruhan yang dia sebutkan: “baiklah, mari kita terapkan scrum, tetapi apabila gagal tidak ada lagi scrum dalam tim pengembangan ini!”

4. Rintangan apa yang Anda temukan dan bagaimana Anda mengatasinya?

Ada beberapa tantangan besar yang kami hadapi:
– Pertama, tidak semua anggota tim (PO, QA dan tim Dev) mengerti scrum. Saya menginvestasikan waktu mengkomunikasikan manfaat kepada semua anggota tim. Beberapa hal yang tim saya ambil di awal:

1. Suatu daftar tiket-tiket yang jelas yang akan masuk ke sebuah sprint
2. Dev dan QA memutuskan apa yang akan masuk dalam sprint, karena merekalah yang bekerja dalam fitur-fitur tersebut.
3. Peninjauan kembali. Semua anggota tim menggunakan kesempatan ini untuk memberikan opininya pada apa yang dapat kami tingkatkan dalam sprint kami. Beberapa komentar tidak hanya berhubungan dengan tim tetapi kadangkala ditujukan kepada pimpinan. Kami bahkan memperkenalkan pesta untuk rilis versi baru dari produk (setiap 2 sprints)

Kadangkala pimpinan mencoba melanggar aturan main dengan menambahkan fitur baru di tengah-tengah sprint. Biasanya mereka beralasan kalau itu sesuatu yang penting. Solusinya adalah kami mencoba: Kami akan memberikan komentar mengenai hal ini pada peninjauan kembali.

5. Bagaimana pimpinan melihat scrum sekarang?

Berikut ini bagaimana hal-hal bekerja sebelumnya dan setelah penerapan scrum,
Sebelumnya:
– kami mempunyai waktu yang kaku untuk merilis fitur baru
– Kami tidak pernah ada evaluasi-evaluasi untuk tim bahkan kepada pemimpin
– Kami biasanya dibutuhkan untuk lembur (sampai larut malam) untuk mengeluarkan fitur-fitur karena kami membuat perkiraan yang salah

– Kami tidak pola pikir secara tim, artinya Anda tidak perduli dengan apa yang dilakukan anggota tim yang lain, atau apakah mereka membutuhkan bantuan.

Sesudah:
– Kami merilis versi baru setiap sprint.
– Kami menggunakan peninjauan kembali untuk meningkatkan sprint, perusahaan dan produk.
– bekerja adalah 9-6 tiap hari karena fitur-fitur dibagi dalam bagian-bagian kecil dan dapat dilakukan
– ada pola pikir tim. Tujuannya adalah memberikan fitur-fitur tiap sprint. Kami membantu yang lain jika mereka memiliki kendala.
Berpedoman pada daftar, pimpinan kami senang dengan alur kerja dalam proses pengembangan. Sekarang mereka tidak lagi bertanya “kapan Anda dapat menerapkan fitur-fitur ini?”, karena merekan sudah tahu dan dapat melihatnya pada scrum board kami.

2. Berbicara mengenai Nilai dan Manfaat

Setiap pemimpin atau pemilik ingin mendengar bagaimana dia bisa memberikan nilai lebih kepada pelanggan-pelanggannya. Dan pastinya bagaimana dia menghasilkan lebih banyak uang. Daripada mengusulkan kepada pimpinan scrum dan agile, usulkan pada mereka cara yang lebih baik dalam memberikan nilai. Sekarang ada banyak perbincangan tentang ‘memberikan nilai’ dalam komunitas agil dan saya melihat beberapa perusahan yang betul-betul menjembatani antara menciptakan kode dan memberikan nilai yang benar kepada pengguna-pengguna. Berikut beberapa pemikiran acak: merancang metric untuk mengukur kepuasan pelanggan.
Jika anda berkerja pada suatu produk perangkat lunak kustom untuk suatu pelanggan, Anda dapat meminta pelanggan-palanggan untuk memberikan setiap dia minggu ‘grad e’ pada skala 1-10.

Pertanyaannya bisa berupa ‘seberapa puaskah Anda dengan kolaborasi kami’ dan/atau ‘seberapa puaskah anda dengan perangkat lunak yang kami kirimkan kepada Anda’. Atau gunakan skor NPS

Jika Anda membangun sebuah produk untuk beberapa pelanggan, Anda dapat menggunakan pendekatan Skype (setiap selesai panggilan skype, Anda mendapatkan popup yang meminta Anda untuk menilai kualitas panggilannya).

rate the quality of skype call
Kemudian tunjukan hasil-hasilnya kepada pimpinan Anda. Anda dapat mencoba memetakan perubahan kepuasan setelah Anda mulai menerapkan dalam sprints. Dia akan menerima setiap dua minggu atau seterusnya skor kepuasan pelanggan. Jika Anda memberikan perangkat lunak sebagai layanan, pendekatan lain dapat Anda tunjukan kepada pimpinan, mereka dapat menagih pelanggan-pelanggan setiap sprint. Secara tradisi tagihan akan dikirimkan hanya setelah suatu proyek selesai (atau dengan sebagian pembayaran di muka). Ini akan meningkatkan aliran keuangan dan kemungkinan juga meningkatkan keuntungan. Anda dapat melangkah lebih jauh dan bahkan menghubungkan tagihan dengan kepuasan hasil dari sprintnya (itu adalah hubungan antara ukuran kepuasan pelanggan di atas dan tagihan). Namun demikian akan sulit diusulkan (meskipun gagasan ini mungkin akan dihargai)

3. Menunjukan Apa Yang Tidak diketahui Pimpinan

Anda dapat menggunakan beberapa nomor industry untuk menunjukan manfaat-manfaat yang didapat oleh organisasi-organisasi lain dari agile dan scrum. Mereka kehilangan manfaat-manfaat ini apabila tidak menerapkannya. Kemungkinan pemimpinmu menginginkan A. pelayanan lebih cepat kepada pelanggan-pelanggan atau pengguna-pengguna; B. lebih produktif dari tim-tim pengembang; C. untuk melihat apa yang terjadi dalam tim, karena beliau sudah tidak sabar menunggu hasil yang lebih cepat dan lebih baik. Sekarang bandingkan dengan manfaat yang dinyatakan oleh 3880 responden di survey tahun 2016 ‘dunia agile oleh Version one.

top-3-benefits

Anda kemudian dapat melanjutkan untuk menampilkan hal lain lagi yang pimpinan inginkan dilaporkan sebagai manfaat dari perubahan arah agile

actual-benefits
Anda bisa mendapatkan lebih banyak grafik dan pendapat dari laporan Scrum Alliance ‘dunia scrum’.


4. Menampilkan Bagaimana Hidupnya Menjadi Lebih Baik

Satu hal yang tidak disukai pemimpin adalah ‘micromanagement’. Jika pimpinan Anda masih bergaya lama dalam mengatur tugas-tugas, pengendalian yang kuat dan hirarki, Anda kemungkinan dapat menunjukan padanya bagaimana rencana-rencana mandiri tim Anda ke depan. Inti dari agile adalah mengenai tim yang mandiri. Pemilik produk penunjukkan apa yang menjadi prioritas berdasarkan permintaan pelanggan dan nilainya. Tim mencari cara bagaimana memberikan nilai tersebut. Sebagai pimpinan, saya akan senang tim saya dating dan mengatakan ‘mulai hari ini dan seterusnya, Anda tidak perlu memberitahu kami lagi bagaimana pengerjaannya, kami akan menunjukkan kepada Anda hasil-hasilnya. Yang kami perlukan dari Anda adalah prioritas dan penjelasan tentang masalah yang Anda inginkan kami selesaikan.

self managing teams

5. Menguasai Scrum

Pendekatan lain adalah melempar spageti ke dinding dan melihat apa yang menempel. Mulai membicarakan tentang apa yang digunakan perusahaan-perusahaan lain hari-hari ini mendapat sukses sukses besar: Lean startup, Agile, Design Sprint, Kanban. Anda dapat menunjukkan bagaimana metode-metode ini menghasilkan hasil yang lebih baik (dengan laporan-laporan dan data yang ditampilkan di atas). Anda dapat berbagi bahwa tim Anda memutuskan untuk mengadopsi pola pikir agile: meninggalkan yang lama ‘perintahkan kami apa yang akan kami lakukan dan kami akan melakukannya dengan 5 langkah berikut’ kepada eksperimen, fleksibilitas dan fokus pelanggan. Salah satu komponen utama dari banyak kerangka agile seperti mulai (=awal sederhana). Atau mereka merancang bentuk dasar yang dapat diuji dalam satu minggu, kumpulkan saran dari semua pengguna untuk menentukan apakah mereka dalam jalur yang benar dengan produk baru atau berfungsi (=disain sprint). Jika saya adalah seorang pemimpin dan tim saya mengatakan ‘dengarlah, kami memutuskan bahwa kami akan mendekati pengguna-pengguna kita, kami ingin berinteraksi dengan mereka dan meminta mereka untuk menilai apa yang kita lakukan’ …. Saya akan menandatangani kontraknya di sana dan begitu seterusnya!

6. Membawa mereka ke sebuah pelatihan atau konferensi


7. Mulai Memasang Stiker Di Sekeliling Kantor

Now this may seem awkward, but I believe it’s incredibly effective. Buy some big flipchart papers, a lot of stickies in different colors and markers. Turn your office into an agile cockpit. You can start by creating scrum boards for your software team. But you can also take this beyond software. Make a board for ‘office improvement plan’, ‘ideas’, ‘complaints’, ‘management improvement plan’. Then ask all your colleagues to put their ideas on those boards using stickies. I am sure your manager will love the information he’s going to get from this. And it’s all visible and out in the open. I’ve seen offices where all the walls are covered by special glass to enable everyone to post stickies everywhere. I’ve seen office where people even make boards for their personal improvement plan (like: go to the gym every day to loose 10 kilos). And it works.

Sekarang ini mungkin kelihatan aneh, tapi saya meyakini kalau itu sangat efektif. Beli beberapa flipchart kertas besar, banyak stiker berbagai warna dan spidol-spidol. Ubah kantor Anda menjadi kokpit agile. Anda dapat memulai dengan membuat papan-papan scrum untuk tim perangkat lunak Anda. Tetapi Anda dapat juga melewati perangkat lunak ini. Buat papan untuk ‘rencana perbaikan kantor’, ‘Ide-ide’, ‘keluhan’, ‘rencana perbaikan pengelolaan’. Kemudian minta semua rekan kerja untuk meletakan ide-ide mereka pada papan-papan tersebut dengan menggunakan stiker. Saya yakin pimpinan Anda akan menyukai informasi yang dia peroleh dari sini. Semuanya terlihat dan ada di tempat terbuka. Saya pernah melihat kantor-kantor di mana semua dinding ditutupi oleh kaca khusus untuk memungkinkan semua orang untuk memasang stiker di mana-mana. Saya sudah melihat kantor di mana orang bahkan membuat papan untuk rencana perbaikan pribadi mereka. (seperti: pergi ke tempat olahraga untuk menghilangkan berat 10Kg) dan sukses

8. ?…

Kesimpulan

Saya berkeyakinan beberapa ide di atas akan Anda anggap ‘tidak, tidak baik’. Tidak masalah. Kuncinya adalah: berkomitmen kepada penyebab dari perubahan cara untuk menyelesaikan pekerjaan (namanya agile atau scrum atau apapun sebutannya bagi Anda). Kemudian pakai imajinasi Anda untuk mendapat perhatian dari pemimpin tim. Dan teruskan, teruskan sampai orang mulai berubah atau mulai memanggil Anda sinting (saat itulah Anda mendapat perhatian mereka dan Anda dapat benar-benar memulainya.